Zásady ochrany osobních údajů
Níže naleznete přehled hlavních principů ochrany osobních údajů a dalších zpracovávaných údajů v rámci společnosti
MESIT & RÖDERS, v.o.s.
se sídlem Sokolovská 573, Mařatice, 686 01 Uherské Hradiště
IČ: 25330853
společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeným Krajským soudem v Brně, oddíl A, vložka 8091.
1. Kdo zpracovává Vaše údaje?
Jsme významný dodavatel komponentů pro automobilový průmysl, a jako správce budeme zpracovávat Vaše osobní údaje dle níže uvedených podmínek.
2. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytujete zejména:
- v souvislosti s obchodní spoluprací, obchodními případy nebo projekty mezi námi a Vámi nebo fyzickou či právnickou osobou, u níž jste zaměstnáni, kterou zastupujete, nebo s níž spolupracujete,
- jako uchazeč o práci či spolupráci v naší společnosti,
- v souvislosti s návštěvou našich webových stránek http://mesitroeders.cz/cs,
- nebo v souvislosti se vstupem do areálu MESIT na adrese Sokolovská 573, Mařatice, 686 01 Uherské Hradiště.
Jedná se tak nejčastěji (nikoliv výhradně) o údaje, které nám sdělíte, nebo které musíme zpracovávat ze zákona nebo z důvodu, že tím sledujeme svůj oprávněný zájem, např.:
- jméno a příjmení,
- telefonní číslo,
- mailovou adresu,
- adresu trvalého pobytu,
- kontaktní a/nebo doručovací adresu,
- datum narození (věk), příp. rodné číslo,
- identifikační číslo (IČ), popř. daňové identifikační číslo (DIČ) u dodavatelů a obchodních partnerů,
- registrační značku automobilu (u návštěvníků areálu),
- podobu (u návštěvníků areálu, který je střežen kamerovým systémem),
- údaje o zdravotní pojišťovně (u zaměstnanců),
- údaje o předchozích zaměstnáních (především u uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců),
- event. další.
3. Proč Vaše osobní údaje zpracováváme?
Hlavním důvodem, proč zpracováváme Vaše osobní údaje je zlepšení komunikace společnosti s Vámi nebo osobami, které zastupujete či za ně jednáte, abychom mohli poskytovat výrobky a služby, o které jste projevili zájem nebo je konzumujete, nebo plnit své povinnosti a vykonávat práva v rámci pracovněprávních či obdobných vztahů, přičemž jsme vedeni snahou zajistit a neustále zvyšovat bezpečnost našich interních systémů a tím i Vašich údajů.
Vaše údaje dále zpracováváme:
a) pokud jste naši obchodní (i případní) partneři nebo je zastupujete za účelem:
- uzavírání a plnění obchodních smluv,
- provádění analýz a měření s cílem zjistit, jak jsou naše výrobky a služby používány,
- analyzování Vašich preferencí,
- Vašeho oslovování v rámci marketingových a reklamních aktivit,
- a zasílání případných obchodních sdělení a obsahových newsletterů,
b) a pokud jste uchazeči o zaměstnání, zaměstnanci nebo jinak spolupracující osoby za účelem:
- uzavírání, změn nebo ukončování pracovněprávních či obdobných vztahů
- vedení personální agendy,
- vedení mzdové agendy,
- vedení účetní agendy.
4. Kdo všechno bude mít k Vašim údajům přístup?
Vyvíjíme maximální možnou snahu o to, aby Vaše údaje u nás byly v bezpečí.
Zaměstnanci, kterým jsou Vaše data zpřístupňované, jsou povinni tato data zpracovávat pouze k stanoveným účelům, a musí je v maximální možné míře chránit před případnou jejich ztrátou, odcizením, znehodnocením nebo jakýmkoliv jejich zneužitím. S touto svou povinností je každý náš zaměstnanec před nástupem do zaměstnání srozuměn.
Pečlivě si vybíráme i své další partnery, kterým Vaše data v svěřujeme, a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení Vašich údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vašim údajům či k jejich jinému zneužití. Ochrana Vašich dat je naší prioritou. Všichni naši partneři jsou vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme jim je zpřístupnili. Jsou s nimi za tímto účelem uzavřené zpracovatelské smlouvy.
Třetími stranami, které mohou mít přístup k Vašim osobním údajům tak dle povahy věci většinou jsou externí poskytovatelé služeb, jako jsou např. poradenské, právní, daňové, účetní či IT firmy nebo dodavatelé software.
Za určitých, přesně definovaných, podmínek jsme pak povinni některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů např. Policii ČR, popř. jiným orgánům činným v trestním řízení včetně specializovaných útvarů (ÚOOZ, Celní správa atd.) a dalším orgánům veřejné správy.
Při přenosu Vašich údajů dbáme také o to, aby byly jejich přenosy zabezpečeny, aby byly zpracovávány jen k tomu kompetentními osobami a jen ke stanoveným účelům.
5. Jak dlouho Vaše údaje zpracováváme?
Doby nezbytné k účelu zpracování Vašich údajů jsou následující:
- pokud jsou stanoveny zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem, nebo rozhodnutím správního orgánu, musí být osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu;
- pokud jsou stanoveny Skartačním řádem schváleným Moravským zemským archivem, vyplývají ze Skartačního řádu;
- pokud je event. možné jejich užití nebo potřeba jejich užití v soudních či jiných sporech nebo správních či dalších řízeních, budou uchovávány minimálně po dobu 2 let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu 2 let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty u věci, kde by mohly být event. uplatněny;
- v ostatních případech minimálně jeden rok od jejich pořízení a maximálně 5 let od jejich posledního užití pro účely společnosti.
Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech našich povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi i po případném odvolání Vašeho souhlasu.
6. Můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat i bez Vašeho souhlasu?
Ano, Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:
- plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi, přičemž smlouvu představuje i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat;
- plnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů; - či při zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů.
Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a Váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.
7. Na základě čeho můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje?
Jak už bylo řečeno, Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat jednak na základě Vámi uděleného souhlasu, ale dále například také na základě našeho oprávněného zájmu či pro splnění mezi námi uzavřené smlouvy, a to v rozsahu osobních údajů, které jsou k takovému splnění nezbytné. V neposlední řadě je pak důvodem umožňujícím nám zpracovávat Vaše osobní údaje i bez Vašeho souhlas plnění povinností vyplývající pro nás ze zákona.
8. Jak je to se zpracováním osobních údajů a zákonem o ochraně oznamovatelů?
Účely zpracování:
- Oznámení jakéhokoliv trestného činu
- oznámení porušení právního předpisu či předpisu Evropské unie v konkrétních oblastech (např. ochrana spotřebitele, ochrana osobních údajů, finanční instituce, daně z příjmů právnických osob, bezpečnost potravin, hospodářská soutěž, zadávání veřejných zakázek atd.).
Právní základ pro zpracování:
- Zpracování je nezbytné pro plnění právní povinnosti (zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů).
Kategorie dotčených osobních údajů:
- Zvukový záznam ústního oznámení,
- jméno a příjmení, datum narození, kontaktní údaje, údaje o skutečnostech týkajících se subjektu údajů významných pro oznámení, identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo (v písemné formě, elektronickém systému),
- jméno a příjmení příslušné osoby, kontaktní údaje, záznam z výpisu z Rejstříku trestů.
Příjemci osobních údajů:
- Tzv. příslušná osoba (pokud je dodavatel těchto služeb),
- orgán inspekce práce v případě kontroly,
- zpracovatelé elektronického oznamovacího systému,
- orgán veřejné moci,
- orgány činné v trestním řízení v případě mimořádné události.
Správce nepředává osobní údaje příjemcům z třetích zemí.
Doba uložení:
- Data jsou uchovávána pod dobu 5 let (zákonná povinnost).
9. Jak jsou mé osobní údaje zabezpečeny?
Veškeré osobní údaje, které nám poskytnete, jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. Není však objektivně možné zcela zaručit bezpečnost Vašich osobních údajů. Proto není ani možné 100 % zajistit, že k poskytnutým osobním údajům nemůže třetí osoba získat přístup, nemohou být zkopírovány, zveřejněny, pozměněny nebo zničeny při prolomení našich bezpečnostních opatření.
V této souvislosti Vás nicméně ubezpečujeme, že pravidelně kontrolujeme, zda naše systémy neobsahují slabá místa a nebyly vystaveny útoku a používáme taková bezpečností opatření, aby, pokud možno, nedošlo k neoprávněnému přístupu k Vašim osobním údajům, a která s ohledem na aktuální stav technologií poskytují dostatečné zabezpečení. Přijatá bezpečnostní opatření jsou pak pravidelně aktualizována.
Bez Vaší pomoci a odpovědného chování však nejsme schopni plně zajistit bezpečnost Vašich údajů. Pomozte nám proto zajistit bezpečnost Vašich údajů tím, že budete dodržovat základní bezpečnostní zásady. Mějte prosím vždy na paměti, že e-maily i případné další typy komunikace se zaměstnanci společnosti nejsou šifrovány či nemusí být nijak zabezpečeny. Proto důrazně doporučujeme nepoužívat takovéto formy komunikace při poskytování důvěrných informací.
10. Jak a kdy můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?
Váš dobrovolně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli bezplatně odvolat, a to prostřednictvím zaslání emailové zprávy na adresu: gdpr@roeders.cz. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na jiném právním základu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech).
11. Jsem povinen poskytnout své osobní údaje? Co když osobní údaje neposkytnu?
Vaše osobní údaje nám poskytujete dobrovolně (pro některé účely jsou však vyžadovány, tzn. pokud nám je nepředáte, nemusí Vám být tato činnost nebo úkon umožněny či zpřístupněny, např. účast u personálního pohovoru, uzavření pracovní smlouvy a výkon práce v pracovním poměru, nebo přístup do areálu naší společnosti).
12. Jaká všechna práva máte v souvislosti s ochranou osobních údajů?
Ve vztahu k Vašim osobním údajům máte zejména následující práva:
- právo svůj souhlas kdykoli odvolat;
- právo osobní údaje opravit či doplnit;
- právo požadovat omezení zpracování;
- právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech;
- právo požadovat přenesení údajů;
- právo na přístup k osobním údajům;
- právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech;
- právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“) v určitých případech; a
- další práva stanovená v zákoně o ochraně osobních údajů a v obecném nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679 po nabytí jeho účinnosti.
13. Co to znamená, že máte právo vznést námitku?
Pokud by se Vám již nelíbilo, že od nás čas od času dostanete nějaké obchodní sdělení či jinou informaci o novinkách v našem portfoliu produktů a služeb máte možnost vznést námitku proti dalšímu zpracovávání Vašich osobních údajů za účelem přímého marketingu. Pokud tak učiníte, pro tento účel již Vaše údaje zpracovávat nebudeme a další obchodní sdělení a newslettery Vám již zasílat nebudeme.
14. Jak nás můžete kontaktovat?
V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů můžete využít kontaktního formuláře přiloženého ke stažení nebo nám můžete Váš dotaz či požadavek zaslat písemně na adresu: MESIT & RÖDERS v.o.s., Sokolovská 573, Mařatice, 686 01 Uherské Hradiště, personální útvar.
V této souvislosti bychom Vás chtěli upozornit, že můžeme chtít, abyste nám vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost, abychom si mohli ověřit Vaši identitu. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.
Za účelem zvyšování kvality služeb a uchovávání záznamů o plnění našich povinností vyplývajících ze zákona může být komunikace s Vámi monitorována.
